Webinar: cos’è, come funziona e come crearne uno

Credo che tutti noi, in particolar modo in questi ultimi anni con la diffusione dello Smartworking, abbiamo sentito parlare di Webinar. Ma facciamo un po’ di chiarezza: oggi infatti vedremo nel dettaglio di cosa si tratta, come funziona e come possiamo crearne uno (sia gratuito che a pagamento).

Cos’è un Webinar

La parola Webinar nasce dalla fusione di due termini anglosassoni: Web + Seminar, facilmente traducibile in seminario online. Va da sé quindi che avrà sicuramente una base di formazione al suo interno. Le sessioni informative ed educative in questione, si sono trasformate anche in strumenti di Digital marketing ed è possibile accedervi da remoto e da qualsiasi dispositivo collegato ad una rete.

Ma chi in questi tempi si è avvicinato sempre di più a questo mondo? Sicuramente coloro che lavorano nell’ambito di organizzazione di eventi e che, a causa di questi distanziamenti imposti dalle normative, hanno approfondito questo tema.

Ma entriamo nel vivo del discorso. Il Webinar è un evento online gratuito che si può seguire in diretta. La cosa positiva è che per accedervi non serve alcuna competenza tecnica, ma sarà sufficiente iscriversi compilando una scheda di registrazione oppure attraverso l’invito di una azienda per la partecipazione dell’evento.

Possiamo anche dire che un Webinar è una riunione/seminario che ha la capacità di riunire moltissime persone, anche da più parti del mondo, a cui si partecipa online e in diretta. Si tratta di un’importante ed efficace strumento di marketing che lo ha reso uno dei canali di comunicazione essenziale, specialmente perché è stato in grado di abbattere quelle barriere fisiche causate dai recenti lockdown. Soprattutto, riunendo molte persone in maniera semplice e immediata.

Le caratteristiche principali e fondamentali del Webinar è l’interattività e la possibilità di discutere, ricevere ed inviare varie informazioni in tempo reale. Attraverso questo sistema si potrà condividere lo schermo, registrare il tutto per poi poterlo riguardare in un secondo momento, intervenire con delle domande attraverso la chat e creare delle lavagne da utilizzare per spiegare dei concetti.

Un altro aspetto positivo da non sottovalutare del Webinar è il costo, o meglio sono i costi che sono molto più contenuti e la riduzione al minimo dello sforzo organizzativo. Infatti, non si dovrà più pensare ad affittare una location in cui svolgere la riunione, ai costi relativi ad essa, al catering e all’organizzazione dei vari trasferimenti.

Se ci pensiamo un momento, la modalità del Webinar è in grado di riunire molte più persone che un evento fisico: quindi possiamo assistere a minor costo di organizzazione e maggior partecipazione di persone all’evento. Si tratta di un connubio direi perfetto! In ultimo, ma non per importanza, partecipare ad un evento online consente di fare interagire anche coloro che sono più timidi, magari intervenendo con la camera spenta, facendo una cosa che non avrebbero mai fatto ad un evento in presenza.

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Come funziona un Webinar

Accedere ad un Webinar è molto semplice. Poco prima dell’inizio dell’evento si riceverà una mail contenente il link su cui cliccare per accedere alla piattaforma. A questo punto il relatore comincia l’incontro presentandosi e talvolta in accompagnamento a delle slides in condivisione schermo. Solitamente partecipare ad un Webinar è gratuito, quindi accessibile a tutti gli iscritti, a meno che non sia un evento privato e quindi richiede una quota di ammissione (a pagamento quindi).

Una volta che il Webinar inizia, sarà possibile intervenire con delle domande dirette oppure con “un’etichetta digitale” (molto più usata). Quest’ultima prevede l’annotazione dei quesiti su una chat per evitare di interrompere costantemente il relatore. Quando si termina l’intervento, il relatore leggerà tutte le domande presenti nella chat e risponderà singolarmente. A seconda del numero dei partecipanti, potrà avvalersi dell’aiuto di un moderatore che si trova nella sala virtuale.

La durata di un Webinar, solitamente, è di un’ora, massimo due e non può essere trasmesso su più piattaforme. Infine, si può partecipare ad un Webinar in diretta, ma la registrazione rimarrà disponibile anche successivamente divenendo così un contenuto Premium (ossia, molto prezioso in quanto usufruibile anche in un futuro).

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Come creare un Webinar gratuito e a pagamento

Per creare un Webinar gratuito è molto semplice e vi sono numerose soluzioni. Infatti, molte sono le piattaforme che consentono di creare eventi online a costo zero. Vediamone insieme qualcuna.

• Zoom. Zoom è la piattaforma più ambita in quanto offre la possibilità di organizzare riunioni, videoconferenze, lezioni a distanza e Webinar. È possibile utilizzare il programma dal computer (fisso o portatile), da vari browser scaricando l’apposito client e da smartphone o tablet (grazie all’app disponibile sia per Android che iOS). Zoom si può utilizzare sia con la versione gratuita con un massimo di 100 partecipanti e fino a 40 minuti, oppure accedere alla versione a pagamento attraverso un abbonamento.
• Facebook. Non ci crederai mai, ma anche con Facebook si possono creare eventi online in modo totalmente gratuito senza avere alcuna limitazione, né di partecipanti e né di tempo. La creazione di un evento con Facebook è davvero molto semplice: sarà sufficiente collegarsi alla propria pagina e cliccare su “Crea una diretta streaming”. Dopo di che bisognerà solo scegliere dove fare trasmettere la diretta (sul diario, sulla pagina o su un gruppo) e inserire titolo e descrizione negli appositi spazi. Non bisogna far altro che premere “In diretta” e il gioco è fatto.
• Teams. Non si sente parlare molto di questo programma, ma è stato ideato da Microsoft che consente di organizzare videoconferenze a distanza, disponibile sia per computer che smartphone e tablet (accessibile con Android e iOS). La versione gratuita prevede di videochiamare e chattare con i membri che fanno parte del team. Inoltre, è possibile scambiarsi dei file con un massimo di 2 GB per utente e 10 GB per gruppo. Infine, si può lavorare su dei documenti in Word direttamente in collegamento. Ovviamente, se si vogliono dei servizi aggiuntivi è necessario attivare un abbonamento a Microsoft 365 a partire da 4.20 euro.

Questi sono solo alcuni esempi di piattaforme che consentono di creare Webinar gratuiti, ma online è presente la lista completa. Passiamo ora a vedere come creare un Webinar a pagamento (ovvero accessibile solo agli utenti paganti).

• GoToWebinar. Si tratta di un popolare servizio che consente di organizzare eventi online con funzioni avanzate, come ad esempio la possibilità di creare seminari a pagamento. Dopo aver scelto il costo del Webinar tra le opzioni, i partecipanti che sono interessati alla partecipazione dovranno effettuare il pagamento per l’ingresso tramite la carta di credito o debito (sono accettate Discover, Visa, Mastercard, American Express). A questo punto l’organizzatore riceverà la somma sul conto proprio Stripe (nota piattaforma di pagamento) che dovrà prima essere connessa con GoToWebinar. Per quanto riguarda la tariffa, il sevizio propone diversi tipi di abbonamento a partire da 109 euro al mese o 89 euro al mese con fatturazione annuale.

• ClickMeeting. Ecco un’altra soluzione per la creazione di un Webinar a pagamento. Attraverso il programma è possibile attivare uno dei piani a pagamento (a partire da 22 euro al mese) al quale consente di collegarsi ad un account PayPal e gestire il saldo di ogni partecipante.

Il Webinar, ad oggi, è diventato un fenomeno sempre più diffuso. Ma non è da considerare tanto come una moda, piuttosto come una vera e propria esigenza.